Recuerdo que la primera vez que hice Home Office sentí una gran sensación de oportunidad. Un tiempo después, pero con una pandemia de por medio que nos obliga a implementar el trabajo remoto obligadamente, el home office se presenta como una gran oportunidad para el cambio. Si, llámenme optimista 😂.
Dada la coyuntura en la cual varios países se encuentran implementando estrategias de distanciamiento social o incluso la cuarentena obligatoria, muchas personas y empresas se han visto obligadas a implementar home Office de la noche a la mañana. Esto supone un gran reto para todos, pero es probable que, a pesar de las consecuencias negativas de la pandemia, podamos rescatar varios aspectos positivos. En esta última oración basaré este articulo.
Como dice la frase, esto también pasará.
Home Office para todos y todas
Para aquellos que ocupen profesiones tecnológicas habrán visto en repetidas ocasiones el “Home Office” como un beneficio ofrecido por las empresas, sin embargo se estima que la realidad es otra: sólo el 20% de las empresas lo ofrecen. El problema de esta cifra reside en la cantidad de profesionales que podrían desempeñar funciones remotas. Pero sus empresas o puestos de trabajo no lo admiten.
Nos guste el trabajo remoto o no, la realidad es que no es una opción en el contexto actual, sino una obligación. En este sentido, hay malas y buenas noticias. La mala noticia es que la imposición de esta metodología de trabajo significa para las empresas un cambio abrupto que no tenían contemplado, y peor aún, para el cual no estaban preparadas. Esto provocó que muchas de ellas quedaran escasas de recursos. Sin embargo no todo es malo. La buena noticia es que muchas de ellas han sabido adoptar la transformación digital como parte de su estrategia, aptitud que el mercado y los consumidores pedían hace rato, de manera exitosa. Incluso es posible ver a simple vista el gran esfuerzo tecnológico y de recursos que han hecho algunas empresas para lograr esto con resultados positivos.
Sin embargo, a nivel macro podríamos considerar que las empresas se vieron afectadas, pero los empleados también. De la misma manera que los negocios debieron adaptarse, las personas que las conforman también. Aclimatarse al home office, a las nuevas metodologías de trabajo y a nuevas herramientas, supone un desafío enorme a nivel personal y profesional. Si lo vemos de manera polarizada, podremos notar que en algunas casos el desempeño laboral se ve perjudicado, mientras que en otros casos es posible un mayor desarrollo de la creatividad, proactividad y productividad, entre otras habilidades. Estas últimas son las que me gustaría destacar y tomarlas como oportunidades que podemos aprovechar.
¿Y qué pasa con los freelancers? Bueno, para ellos todo sigue igual. 😂
7 consejos para hacer del home office una oportunidad de aprendizaje
Es muy importante que desde la empresa, como parte de un equipo de trabajo o como trabajadores independientes, conozcamos en profundidad con qué recursos contamos para afrontar esta situación, cuáles son nuestros puntos fuertes, débiles y sepamos pedir ayuda si la necesitamos.
Por este motivo, a continuación listo 7 recomendaciones que he aprendido, y otras tantas recopilado, en el último tiempo sobre el trabajo remoto, teletrabajo o home office, para buscarle el lado positivo a una situación de mucha controversia y negatividad.
Sin organización, no hay nada.
Para quienes me conocen, sabrán que no es de mis grandes características. Es más, mi frase de cabecera es “Soy todo lo organizada que puedo ser en el trabajo”. Sin embargo, al hacer home office si no eres organizado, probablemente verás perjudicada tu productividad.
Para lograr procesos más organizados y gestionar correctamente nuestro trabajo sin dolores de cabeza, es momento de hacer uso de herramientas o soluciones que nos permitan organizar el tiempo, las tareas o los documentos, entre otras cosas.
La organización es una habilidad humana de la cual algunos tienen mucho y otros, grupo en el que me incluyo, no tanto. De todos modos se trata de una cualidad que con voluntad es posible conseguir.
En el caso de los equipos de trabajo, parte del éxito dependerá de que tan organizados y comunicativos puedan volverse. Tener comunicación constante con el equipo sobre las tareas que se están llevando adelante, buscar resolver dudas mediante videoconferencias o mismo continuar implementando reuniones de equipo normalmente a través de canales digitales (incluso más reuniones, si es necesario), para estar todos al corriente ayudará a la productividad.
Ahora en el plano práctico, para mantener los procesos organizados, recomiendo el uso de tableros, agendas y documentos. En el primer caso, puedes usar Trello o Asana para organizar tareas según estados, prioridades, categoría, etc. En el segundo caso recomiendo el uso de Google Calendar, para poder agendar las diferentes actividades que tengas durantes el día, tanto profesionales como no. Por último, en cuanto a documentos es posible utilizar Google Docs o plataformas como Notion para documentar procesos.
La automatización es clave
El objetivo de la automatización es que podamos prescindir de aquellos procesos que son realizables de manera más rápida y autónoma, sin necesidad de una intervención activa o del uso de un recurso que no es 100% necesario para esa tarea.
¿Qué tiene que ver esto con el home office? Qué nos permitirá ahorrar recursos. La optimización de recursos podría permitir invertir mejor el tiempo de los empleados en procesos que dan más valor o reducir costos. En situaciones como esta donde tenemos un panorama incierto, automatizar procesos vale doble.
Existen infinidad de tareas que se pueden automatizar. Por ejemplo, en el caso del tiempo podríamos automatizar con Google Calendar las reuniones periódicas con el equipo para recibir notificaciones antes de que sucedan. Con Calendly sería posible invertir mejor el tiempo del equipo comercial al habilitar horarios especificos para que los clientes se contacten ellos. También podemos automatizar la conversación, integrando un chatbot de ventas en nuestro sitio. O incluso los reportes comerciales, de marketing o de performance de equipos con tableros cómo Google Data Studio.
Integrar, integrar
Un concepto que resuena fuerte desde hace un tiempo y en este contexto aún más, es la omnicanalidad. Debido a los avances tecnológicos que en parte llevaron a que los consumidores cambiaran sus hábitos de consumo, surgió la necesidad de integrar canales de comunicación.
En este artículo conversamos sobre la cantidad de puntos de contacto que existen hoy día con nuestros clientes. Tenemos un sitio web, un blog, las redes sociales, el teléfono, el mail, etc. Si de alguna manera no integramos todos los canales en una estrategia omnicanal, es decir dónde confluya todo, probablemente terminemos teniendo un lío con los clientes. Si esto lo aplicamos a las empresas para las que trabajamos, o mismo para aquellos que se desempeñan por su cuenta, en la manera en que llevamos adelante el home office, probablemente tengamos mejores resultados.
Por esta razón, debido a que probablemente trabajes con varios equipos, clientes o herramientas, lo ideal es contar con toda la información integrada en un solo lugar para que no solo puedas organizar mejor la información que tienes, sino también la visibilidad para los equipos con los que trabajas.
Estas son algunas herramientas que recomiendo para lograr un home office mejor integrado: CRMs para los equipos comerciales, plataformas de e-mail marketing para centralizar las comunicaciones enviadas a clientes o sistemas ERP para llevar la facturación.
Creatividad como la base de las soluciones
En el momento en que el home office se volvió obligatorio todos pasamos a necesitar ser un poco más pro-activos. Mientras antes muchos tenían un ojo de águila viendo su desempeño, ahora pasa a cumplir un rol fundamental la responsabilidad y la pro-actividad para una mayor productividad.
Esta necesidad de ser más proactivos y responsables, sumado a una mayor «disponibilidad» de tiempo, nos permite ser más creativos a la hora de encontrar y buscar soluciones. Y con creatividad no me refiero a pensar en productos, servicios o ideas totalmente innovadoras, sino una creatividad enfocada en la búsqueda de resolver conflictos, porque ya de por sí, pasar a hacer home office de la noche a la mañana significa adaptarse y encontrar una solución creativa e inmediata al problema.
Por poner un ejemplo de a qué llamo creatividad aplicada a la productividad. Ante el gran volumen de trabajo que surgió a raíz de la pandemia por Coronavirus, me encontré con menos tiempo para resolver asuntos operativos «menos prioritarios» como responder comentarios en Facebook. Esto me llevó a la necesidad de buscar una solución rápida, que en este caso resultó ser buscar herramientas para automatizar esta tarea. Aunque pueda parecer algo poco importante, la creatividad radica en la búsqueda de soluciones efectivas y prácticas. Pensar manera distinta y no lineal, o por lo menos de la manera a la que estábamos acostumbrados.
Por esta razón considero que una de las grandes oportunidades que nos deja el trabajo remoto es el desarrollo de la creatividad.
Desarrollar la paciencia
Hacer home office también nos permite el desarrollo de otra habilidad: ser más pacientes.
Los espacios de trabajo como las oficinas son espacios controlados que cumplen la función concreta de que la gente asista para trabajar, para llevar adelante sus tareas profesionales y sociales dentro del ámbito. Ya sea que hayamos decidido hacer home office por voluntad propia o que haya sido forzado, el encontrarnos en nuestro hogar y no en ese espacio controlado, puede significar un desafío.
En nuestros hogares estamos más cómodos, más seguros, tenemos más estímulos y menos miradas sobre nuestro trabajo. Sin embargo, todas las variables para que podamos realizar correctamente nuestro trabajo y cumplir con nuestros objetivos, dependen 100% de nuestra capacidad para gestionarnos, para gestionar nuestro trabajo y el entorno. Si a esto le sumamos la imposibilidad de movernos libremente debido a la cuarentena obligatoria, tenemos la fórmula perfecta para perder la paciencia. Esto puede llevar a la frustración en muchos casos, ni hablar aquellos que tengan hijos pequeños…
Por esta razón, mi recomendación y sentido de la oportunidad es: ¡Desarrollemos la paciencia!
Trabajar la pro-actividad
Mientras el home office se comenzaba a posicionar como un beneficio ofrecido por las empresas, al mismo tiempo comenzó a cobrar cada vez más relevancia la pro-actividad como requisito.
Por definición, ser pro-activo significa estar un paso adelante, estar predispuesto al cambio y contar con iniciativa propia para llevar adelante tareas. Muchos se reconocerán en estas características mientras que otros no las sentirán tan propias. Sin embargo, al hacer uso de la metodología de trabajo remoto la pro-actividad aparece como una gran aliada. Esto no sólo aplica a nivel profesional, sino también personal.
Por los motivos que mencionamos antes, trabajar la proactividad será muy importante a la hora de hacer home office, ya que es la que nos permitirá desarrollar mejor nuestra tareas diarias para la empresa con la que trabajamos o como profesionales independientes.
Para desarrollar la proactividad recomiendo unos minutos antes de comenzar la jornada laboral, buscar y/o revisar fuentes que nos sirvan como inspiración. Puede ser una charla TED, podcast, o incluso Pinterest. Por otro lado, tener todo documentado y en tableros, como mencionamos en el bullet de organización, también nos va a permitir trazar mejor el recorrido de nuestros proyectos.
Equilibrar home office y la vida personal
Aunque puede parecer una obviedad, equilibrar la vida personal y el home office es necesario para que podamos entablar una mejor relación con ambos aspectos de nuestra vida. Además, con las medidas de aislamiento social tomadas por los gobiernos y la imposibilidad de salir de nuestros hogares la línea entre nuestra rutina laboral y la vida post-trabajo se desdibuja.
Con equilibrar la vida personal y el home office, no nos referimos precisamente a establecer un horario fijo de trabajo, aunque es probable que si trabajamos en relación de dependencia tengamos que acatarlo. Muchas veces se recomienda establecer horarios y rutinas para desempeñarnos laboralmente, sin embargo uno de los beneficios de disponer de nuestro tiempo libremente, es no hacerlo porque nos sintamos obligados, sino porque nos sentimos productivos.
Otros aspecto importante a la hora del home office es la comodidad. Seguramente no seas el único en el hogar que tiene que trabajar bajo esta metodología, ni el único encerrado. En estos casos es necesario que tratemos de contar con lugares que nos permitan la concentración, tener llamados tranquilamente o videoconferencias, pero también espacios de ocio o relajación.
Conclusiones
Hacer home office, ser productivo, pro-activo, creativo, etc. implica un desafío para todos. El contexto en sí mismo también lo es. Sin embargo la buena noticia es que en la gran mayoría de los casos, los recursos para poder desarrollar estas habilidades están a nuestro alcance. Habilidades que muy probablemente pasen a ser requisito en el futuro más próximo.
Un ejemplo muy concreto que viví muy recientemente demuestra que tan real es esto. Mi mamá (60 años) trabaja para una institución educativa cuyos procesos nunca fueron adaptados a la época digital. Su jefe, un hombre de 85 años, no se encontraba preparado ni listo para el cambio que surgiría. Decretada la cuarentena obligatoria, mi madre comenzó a incorporar algunas de las herramientas que describí antes para poder seguir desempeñando sus funciones, con un poco de ayuda y otro poco de maña, aprendió a usarlas para poder realizar su trabajo. Su jefe, reacio al principio, pasadas las dos semanas comenzó a intentarlo también. Hoy, a un mes de iniciado el aislamiento social preventivo, ambos se encuentran haciendo home office, teniendo reuniones vía Zoom y utilizando archivos colaborativos.
